一旦接到官府文書時，鋪長要確認接收件數與目的地，并派出一名鋪兵，此時鋪兵必須不分晝夜并及時傳出文件。
“每三刻行一鋪，晝夜須行三百里，無分晝夜，鳴鈴走遞。但遇公文到鋪，不問角數多少，須要隨即遞送，如是公文到來不即遞送，停積等待，因而失誤事機者問罪。”
此時的鋪兵必須立即起程，確定好地點，如果是在三百里內，鋪兵必須在一晝夜內趕到；三百里之外，則照著上面的目的地送，直到下一個急遞鋪。
鋪兵遞送公文時，“各置夾板一副，鈴攀一副，纓槍一把，回歷一本”，“腰系革帶，懸鈴持槍，挾雨衣，赍文書疾行”。
晝夜兼程，風雨不誤，沿途的車馬行人，聽到鈴聲，立即避讓路旁。
下一個站的鋪兵聽到鈴聲，立即整裝以待，一待公文到鋪，便像接力賽一樣，繼續前傳。
明朝公文軍情的傳遞，主要是急遞鋪和驛站兩種，急遞鋪專司“公文送達”。
驛站則迎送使客、轉運軍需、飛報軍情兼而有之。
二者在業務上有所交叉，但仍屬兩個不同的體系，各司其職，互不隸屬。
明廷規定：“重事給驛，常事入遞”，就是說重要和緊急的軍務交給驛站，平常的公文信件由遞鋪傳遞，二者互為補充，共同構成完整迅捷的郵驛傳遞體系。
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